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Zoom会議の開き方|録音・画面録画の方法やホワイトボードの使い方も紹介

Zoomでの会議を利用したことのない人に向けて、Zoom会議のメリットや機能、使い方などを解説します。また、Zoom会議をするために用意するべきものやおすすめ商品も紹介します。会議を開催する方法にも触れるので、これからホストとして主催する人もチェックしておきましょう。
【公式】カシモWiMAX Zoom会議の開き方|録音・画面録画の方法やホワイトボードの使い方も紹介

Zoomを使って会議を行うことになったが「Zoomでの会議はどのようにすればよいのか」「会議の始め方から知りたい」という人もいるのではないでしょうか。

ここでは、具体的にZoomで会議を開催する方法や使いこなす方法を紹介します。これを読んでスムーズにZoomでの会議に参加できるようにしましょう。

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Zoomで会議をするメリット

Zoomを使って会議をすることにはいくつかのメリットがあります。

メリットについて詳しく解説していきます。

初心者でも容易に導入できる

1つ目のメリットは、初心者でも簡単に導入できることです。

なぜ簡単にできるのかというと、ホストだけがアカウントを持っていれば、ゲスト側の人はアカウントを作成する必要がないからです。

普段からオンラインでの会議に慣れていない人や、スマートフォンやパソコンが苦手な人でもすぐに参加できます。

安定した映像や音声で会議ができる

2つ目のメリットは、安定した映像や音声で会議ができることです。

Zoom以外のツールは、データの転送量が大きく、通信速度によっては会話が途切れてしまうこともあります。

しかしZoomでは独自の映像圧縮技術を使用しているので、遅延や切断がおきにくく、スムーズに会議を進められるでしょう。

Zoomで会議をする際に用意するもの

必要なものをそろえてZoomの会議に参加しましょう。

ここでは、Zoomの会議に参加するために用意するものを紹介します。

ホストからの招待URLかミーティングID

Zoom会議では、全員がアカウントを作成する必要はありません。ホストからの招待URLかミーティングIDを使って参加します。

ホスト側の人はメールなどで招待URLを参加者に送ります。

ゲスト側の人は招待URLをクリックしたら、表示される確認メッセージで「Zoom Meetings を開く」をクリックすると、Zoomが立ち上がり、会議に参加できます。

まだZoomがインストールされていなければ自動でインストールされるので、事前にインストールしておく必要はありません。

アプリから直接参加する場合はミーティングIDを使います。このミーティングIDとは、ホスト側の人から事前に送られたURLの最後の数字9~10桁です。

アプリを起動したら、ミーティングに参加をクリックし、次の画面でミーティングIDと参加者名を入力することで会議に参加できます。

カメラ・マイク・スピーカー

会議に参加するためにカメラ・マイク・スピーカーを用意しましょう。

カメラは自身の顔を映すために、マイクは会議で発言をするために、スピーカーは相手の声を聞くために使います。スピーカーはイヤホンで代用することも可能です。

会議によっては発言せず、参加して話を聞くだけでよい場合もあります。そのような場合は、カメラとマイクは使用せず、スピーカーまたはイヤホンだけでも問題ありません。

また、Zoomを使用する機器に、カメラ、マイク、スピーカーが内蔵されていれば別途用意する必要はありません。

会議が途切れない通信速度

Zoom会議を快適に進めるために、十分な通信速度を用意しておきましょう。

ここでは、用途ごとにどれだけの通信速度が推奨されているのかを紹介します。

1対1のビデオ通話 高画質ビデオ:600kbps
720p HDビデオ:1.2 Mbps
1080p HDビデオ受信、送信:各1.8 Mbps
グループビデオ通話 高画質ビデオ:800kbps/1.0Mbps
ギャラリービューまたは720p HDビデオ:1.5Mbps/1.5Mbps
1080p HDビデオ受信:2.5mbps
1080p HDビデオ送信:3.0 Mbps
画面共有 ビデオサムネイルなし:50~75kbps
ビデオサムネイル付き:50~150kbps

こちらの記事でZoomでかかる通信量や節約法について解説していますので、ぜひご覧ください

Web会議でZoomを使う方法

会議のホストになる場合は会員登録をが必要です。

無料でZoomに会員登録する手順

会議のホストになるために会員登録をしましょう。ここではパソコンで公式HPから会員登録する手順を紹介します。

  1. メールアドレスを入力
  2. 生年月日を入力
  3. 届いたメールのからZoomアカウントを認証
  4. 氏名・パスワードを入力
  5. 招待するユーザーのメールアドレスを入力(スキップできる)

この手順でアカウントの登録は完了です。公式ホームページから登録しましょう。

制限なく会議をしたいなら有料会員

Zoomには無料版と有料版があり、時間制限や連携などに違いがあります。有料版と無料版の特徴を表にまとめました。2つの違いを比較してみましょう。

無料版 有料版
1対1の会議は時間制限なし(3人以上の会議は40分まで)
100人まで参加可能
ミーティングの録画
録画データのローカル保存
すべての無料版の機能
3人以上の会議の制限時間
録画データのクラウドに保存
複数のホストを設定
Slackなどと連携

無料版でもほとんどの基本サービスを利用できますが、制限なく会議をしたい場合は有料版を利用してみましょう。

サインインしてミーティングのスケジュール

Zoomではスケジュールという機能を使って会議の様々な設定ができます。サインインした後に、画面左上のマイミーティングをクリックしましょう。

ここでは、スケジュールではどんな設定ができるのかを表にまとめて紹介します。

トピック 会議のタイトルを任意で設定できます。
説明 会議の内容などを任意で入力できます。
開催日時 開催する日付、時刻を設定できます。
所要時間 会議の所要時間の目安を分単位で設定できます。
タイムゾーン 会議をする地域を選択します。(設定した開催日時がどこの地域の時間かを示すため)
登録 チェックを入れると、アカウント登録者のみ参加可能な会議に設定できます。
ビデオ カメラを使う場合はオンにしましょう。
音声 音声の接続方法を選択できます。
ミーティングオプション パスワードの設定や入室時のミュートなど、必要なオプションにチェックを入れましょう。
代替ホスト 自分以外のメンバーにホストの権限を与ます。権限与えるメンバーのメールアドレスを入力しましょう。

スケジュールでこれらの設定をすると、招待状が自動で作成されるので、参加者に送りましょう。

マイクの設定方法

マイクのミュートの切り替え方法やテスト方法を紹介します。

会議の途中で自分が話していないときは、マイクをミュートすることで雑音が入らなくなります。

ミュートしたいときは、ミーティングに参加している状態の画面に表示されるミーティングコントロールのMuteをクリックしましょう。MuteがUnmuteに変わっていればミュートされています。

ミュートを解除したいときは、同じようにUnmuteをクリックしましょう。

また、ミュートと同じミーティングコントロールからマイクのテストができます。ミュートの横にある矢印をクリックし、Audio Optionsをクリックするとオーでディオ設定が開かれます。

マイクセクションで、Zoomが音を拾うと緑色のバーが動きます。Test Micをクリックするとどのように聞こえているかを確認できます。

チャット機能の使い方

チャット機能の使い方を解説します。ここでは、送信方法、受信したチャットを見る方法、相手を選んで送る方法を表にまとめて簡単に紹介するので、使いたい機能をチェックしましょう。

【送信方法】

  1. 会議中の画面に表示されるミーティングコントロールの中のチャットとクリック
  2. チャットの項目が表示される
  3. メッセージを入力
  4. Enterで送信

【受信したチャットを見る方法】

  1. メッセージを受信するとミーティングコントロール中のチャットの項目がオレンジになる
  2. オレンジ色のチャットをクリック
  3. 受信したメッセージが表示される

【相手を選んで送る方法】

  1. ミーティングコントロールのチャットをクリック
  2. メッセージを入力
  3. 送信先をクリックし送りたい人を選択
  4. 送信先の横にプライベートと表示される
  5. Enterで送信

相手を選んで送る方法は、会議の参加者全員には送る必要がないメッセージなどを送りたいときに便利な機能です。

画面共有の使い方

Zoomではビデオ通話をしながら、画面共有機能を使って資料などをほかの参加者と共有できます。

自身が使っている画面の共有方法は以下の通りです。

  1. 共有したい画面を先に開いておく
  2. 画面に表示されるミーティングコントロールの中の画面共有をクリック
  3. 共有したい画面を選択
  4. 画面の共有をクリック

この手順で画面共有が開始されます。

また、共有している画面にコメントを付けられます。

画面共有をするとミーティングコントロールの項目が変わるので、その中の「コメントを付ける」をクリックするとテキストや描画を追加できます。

ホワイトボード機能の使い方

Zoomにはホワイトボードという機能があります。

これは白い画面に図やテキストなどを書き込める機能です。この機能を使えば、言葉だけではわかりづらいことも伝えやすいでしょう。

手順は次の通りです。

  1. まず、ミーティングコントロールから画面の共有を選択します。
  2. 共有するスクリーンを選択できるのでホワイトボードを選ぶと、白い画面が表示されます。

ホワイトボードの画面でミーティングコントロールの中のアイコンを選択すると、様々な機能を使えます。

アイコンには次のような種類、機能があるので、用途に合わせて最適なものを使いましょう。

選択 ホワイトボード上の図やテキストを選択し、コピーや移動などができます。
テキスト 文字を入力できます。
線を描く 自由に線を描いたり、四角形、丸、矢印などを作図したりできます。
スポットライト 強調したい箇所にスポットライトを当てられます。
消しゴム 文章や図を選択して削除できます。
Format 文字や線の色、大きさ、太さを変更できます。
元に戻す 直前の動作を取り消せます。
やり直し 直前の「元に戻す」で取り消したものを再表示できます。
消去 すべての描画、自分の描画、他人の描画を選んで消去できます。
保存 ホワイトボードに書いたものをZoomフォルダに保存できます。

会議の録画方法

Zoomでは会議の映像を録画できます。録画方法は、ミーティングコントロールのレコーディングをクリックするだけです。

録画の保存先はローカルとクラウドが選べます。ローカル保存とはパソコンに直接保存することで、コンピューターやUSBメモリなど保存する場所を選択できます。

クラウド保存は有料ライセンス契約のユーザーのみ使用でき、スマホやタブレットでも録画可能です。

録画はデフォルトではホストのみが使える機能ですが、ゲストはホストから許可があれば録画できます。

録画方法についてはこちらの記事で解説していますので、ご覧ください。

Zoomで会議をする3つの注意点

Zoomで会議をするときには注意すべきことがあります。ここでは、3つの注意点を紹介します。

会議の人数に合わせてマイクを使い分け

Zoomで会議をするときは、相手がしっかりと聞き取れるように、環境に合ったマイクを選ぶ必要があります。

Zoomをしている機器で話す人が1人だけなら、雑音が入りにくいヘッドセットがおすすめです。ヘッドセットならマイクが口元に近いので、クリアに聞こえます。

複数人が集まって外部と会議をするなら、スピーカーフォンがおすすめです。スピーカーフォンは部屋の中の複数人の声を拾うことができ、音量も大きいので、部屋の全員に音声を届けられます。

会議の人数に合わせてマイクを使い分けましょう。

相手が視認しやすいカメラを使う

Zoomで会議をする際は、カメラの選び方にも注意が必要です。

特に複数人を1つのカメラに映すときは視野角が広いものがおすすめです。

画質はフルHD程度もの選びましょう。画質を上げ過ぎるとデータの転送量が大きくなり送受信に悪影響を及ぼしてしまいます。

使用状況に合わせた視野角のフルHD程度のカメラを選びましょう。

情報漏洩を防ぐためセキュリティの強化

会議の内容の情報漏洩を防ぐためにセキュリティの強化をしましょう。

具体的な方法は、パスワードの設定や「どこまでZoomで資料の共有をするのか」のルールを作ることです。パスワードは、スケジュールから設定できます。

資料の共有は、個人情報が含まれているものはZoom会議では使わないなど、共有の範囲を決めておくことが重要です。

Zoom会議にあると便利なおすすめ商品

Zoom会議にあると便利なおすすめ商品を紹介します。

サンワサプライ 会議用ワイドレンズカメラ

この商品は、HD画質での撮影が可能なWebカメラです。視野角が150°で、多人数でZoomをするときに向いています。

この商品ならではのおすすめポイントは、カメラにマイクが内蔵されているところです。後はスピーカーまたはイヤホンを用意するだけですぐに会議が始められます。

ロジクール H800 ワイヤレスヘッドセット

おすすめポイントは、イヤーカップで音量調節できるところです。パソコンなどで設定を変えなくてもよいので、話をしながらでも簡単に音量調節ができます。

さらにフル充電で6時間稼働できるので、長時間の会議でも安心して使用できます。

eMeet Web会議用マイクスピーカーフォン

この商品のおすすめポイントは、大人数での会議でもクリアに音を届けられるエコーキャンセルと騒音制御技術が使われているところです。

騒音制御技術は、人の声と雑音を判別することができるので、安定した声を相手に届けられます。

Zoomを使いこなして有意義な会議をしよう

Zoomは初心者でも簡単に使えて、チャットや画面共有など様々な便利な機能があるので、有意義な会議ができるでしょう。

ホストとして会議を主催するときは、会員登録後にスケジュールから会議の設定をして、参加者に招待状を送ります。

ホスト以外の人は会員登録をしなくても使えるので、カメラ、マイク、スピーカーを用意し、招待URLをクリックして会議を始めてみましょう。

公開日時 : 2020年10月06日

iPhone格安SIM通信 編集部 ― ライター
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