Zoomの使い方を徹底解説｜基本的な使い方から便利な機能まで

テレワークの急増でZoomを活用したWeb会議が増えてきました。最近導入したばかりで使い方がいまいちよくわからないという人も少なくないでしょう。

そこでこの記事ではZoomの基本的な使い方から便利な機能まで手順を詳しく解説します。

後半では無料版と有料版の違いにも触れているため、企業で導入を考えている人も参考にしてみてください。

テレワークで注目されるZoomとは

まずはあらためて、Zoomとは何かを簡単に紹介しておきます。

Zoomはアメリカ発のWeb会議サービスです。新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの増加で、リモート会議などが日常的になり、日本でもつか注目が集まっています。

ほかにもさまざまなWeb会議ツールが存在する中で、Zoomが幅広いユーザーに重宝されているのは以下のような機能・利便性を備えていることが理由といえるでしょう。

また安定した接続ができることもZoomが評価されているポイントの1つです。具体的なデータが公表されているわけではありませんが、ほかのWeb会議システムと比べて通信量が少ないことが理由とみられます。

Zoomの基本的な使い方

では本題のZoomの使い方の解説に入ります。まずは基本編です。

通信端末と通信環境があれば使える

Zoomを使用するために必要なのは、スマホ・タブレット・パソコン等の通信デバイスと通信環境のみです。これさえあれば大丈夫です。

ただし音声によるやりとりを行うならマイク、顔を見てコミュニケーションをするならカメラが必要です。

大抵の機器にマイクとカメラは揃っていますが、もしも通信デバイスに内蔵されていない場合は別途購入しておきましょう。

またWebブラウザ上で使用できるためアプリをダウンロードする必要はありません。

なおWeb上で行う場合はブラウザごとにバージョンの条件があります。

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Zoomミーティングに参加する場合

Zoomミーティングに参加する方法は簡単です。主催者から発行される招待状やミーティングIDがあれば、Web上で参加できます。

参加手順を以下にまとめました。

【Webブラウザからの参加で主催者からIDを通知されている場合】

【主催者からメール等で招待状が届いている場合】

このように、ユーザー登録やアプリのダウンロードなど不要で会議に参加できるのが、Zoomの便利なポイントです。

Zoomミーティングを主催する場合

ミーティングを主催する場合はメールアドレス認証を行うサインアップが必要です。一連の流れをまとめました。

なお、サインアップもWebブラウザ上で完了します。手順は以下の通りです。

その他、SSO・Google・Facebookのアカウントを使ってサインアップする方法もあります。

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ミーティングが多いならZoomアプリをダウンロード

ミーティングが多いならアプリの使用がおすすめです。アプリには以下のような長所があります。

会議への開催・参加時のサインインなどの手間が省けます。とくにスマホにアプリを入れた場合は、予定された会議の時間をプッシュ通知してくれるため便利です。

スマホ・タブレットの場合は以下のリンクからダウンロード可能です。

PC版のアプリは「ミーティング用Zoomクライアント」といい、Webブラウザ上で会議を行うときにもダウンロード可能ですが、公式サイトからも適宜ダウンロードできます。

使いこなしたいZoomの便利な機能

続いてZoomに搭載されている便利な機能の中から、代表的な機能5種の使い方を解説します。

画面共有

Zoomでは会議資料や図面などを共有することで、ビデオ会議よりも円滑なコミュニケーションが可能となります。

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使い方は以下の通りです。

オプションとして音声も共有できる「Share Computer Sound」もあります。これは2番目の項目で画面の下側に出るチェックボックスで選択可能です。

また共有中に画面下に出ている「注釈」を選択すると、画面内にテキストやスポットライトなどを入れられます。注目して欲しい部分や補足があるときに便利です。

ファイル共有

Dropbox・Google Drive・iCloud Driveやスマホの画像フォルダなどからファイルを共有できる機能です。

【PCの場合】

【スマホ・タブレットの場合】

ホワイトボード

Zoomのホワイトボード機能では、真っ白な画面に文字や線が描けます。途中までは画面共有の手順と変わりません。

詳しい機能は、Zoomのホワイトボードの操作方法と便利な使い方を解説した記事をご覧ください。

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ホワイトボードモードになると、画面下部にメニューが表示されます。「テキスト」や「線を描く」といった項目を選択でき、ブレストやデザインに関する会議などで役立ちます。

ホワイトボードに書いたものを画像として保存できるのも便利なポイントです。

バーチャル背景

テレワークで自宅の様子を相手に知られたくない、というときに便利なのがバーチャル背景です。カメラに映っている人物以外の背景を自動で切り取り、仮想の背景に差し替えてくれます。

ただし、この機能を使うにはPCのZoomデスクトップクライアントか、スマホアプリの使用が条件です。

Vr5.0にアップデートの上、Intel core i5以上のCPUが必要です。

【PCの場合】

【スマホの場合】

なお綺麗に背景を差し替えるには室内がグリーンンバックになっていることを推奨していますが、普通の部屋の状態でもほとんど問題なく背景を差し替えてくれます。

録画・録音

会議の録画・録音も可能です。なおZoomには無料版と有料版があり、無料版はPCでアクセスしているときのみローカル保存で録画・録音できます。有料版はクラウド保存が可能です。

Zoomの録画・録音方法や共有の仕方についてはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてください。

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Zoomの無料版と有料版の違い

録画・録音機能のところで少し触れましたが、ここで無料版と有料版の主な違いを比較表で見ておきましょう。

無料版はパーソナルミーティング、Proは小規模チーム、Businessは中小企業、Enterpriseは大企業向けです。とはいえ、企業で利用する場合でも同時に入室する人数が少なければ無料版でも十分といえます。

Zoomを使いこなしてテレワーク会議を快適にしよう

Zoomは直感的に操作しやすいアイコン等のUI設計・画面構成を採用しているため、便利な機能もすぐに使いこなせるようになります。

まずは会議への参加・開催を行ってみて、画面共有まで覚えれば概ね問題なく会議を進められます。

慣れてきたら、ホワイトボード・録画録音といった機能も使ってみましょう。