Zoomの画面共有の方法｜便利な機能・共有できないときの対処法も紹介

Zoomでの画面共有の方法をご存知でしょうか。画面共有ができると会議やミーティングの際に同じ資料を共有しながらミーティングができます。

また、画面を共有している相手と同じ動画を見ながら話し合うこともできます。

ここでは、Zoomを使用するときの画面共有の設定方法や画面の共有機能を使った便利な使い方を見てみましょう。

画面共有の方法をマスターしてミーティングや会議の際に活かしましょう。

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Zoomで画面共有をするための準備

ミーティングを開催する主催者がZoomに登録をするとミーティングが開催できます。ミーティングを開くまでの手順を解説します。

ミーティングを開くホストは会員登録を行う

Zoomでは、画面で同じ資料などを表示しながらミーティングが行えます。ミーティングを開く主催者になる場合には会員登録が必要です。

はじめにホームページにログインして、氏名やメールアドレスなどを入力すると利用できます。

ミーティングを主催する人は会員登録が必要ですが、ミーティングに参加するゲストは登録の必要はありません。

会員登録はパソコンからでもスマホからでも行えます。

パソコンからの登録の流れは以下のようになります。

上記の手順でミーティングの主催者になる場合には、はじめに登録を行いましょう。

ミーティングのスケジュールで可能な設定

アカウントの登録を行うとミーティングを主催できます。Zoomにアクセスしてログインして「スケジュール」をクリックすると、ミーティングの予定を立てられます。

ミーティングを設定するときには、以下のことを決められます。

上記のようにミーティングの内容や日時を登録してミーティングを設定できます。

また、ミーティング時に待機室を有効にするか、ホストの前の参加を有効にするかなども設定できます。

無料のZoomは時間制限の対策をしておく

Zoomを無料で利用している場合、3人以上のグループでミーティングを行う場合には、接続できる時間に制限があります。

1回のミーティングは40分間に制限されていて、制限時間に達すると自動的に切断されます。

そのため、長時間のミーティングになる場合には、一度ミーティングを終了して、再度URLを発行し接続しなおすことでミーティングを継続できます。

あらかじめミーティングの時間が40分を超えることがわかっているのなら、はじめに複数のURLを送り、接続が切れるたびに次のURLにつなぐようにしておくと、スムーズにミーティングが続けられます。

Zoomの画面共有の基本の操作方法

Zoomでは、ミーティングに参加している人が同じ画面を見ながらミーティングが行えます。ここではミーティングで画面共有を行う方法を解説します。

画面共有の始め方

画面共有を使うと、ミーティングのときに同じ資料を画面で共有しながら話し合えます。はじめに操作方法を見てみましょう。

この方法でデスクトップで表示しているエクセルの表を共有したり、サブディスプレイで表示している画面も共有できます。また、iPhoneやiPadの画面も共有できます。

OS別の始め方の違い

MacもWindowsもミーティングを開始してツールバーに表示される「画面の共有」をクリックすると、ウィンドウが開くのでその中から共有するコンテンツを選択します。

また、AndroidやiPhoneなどで共有機能を使う場合には、画面下に表示されるツールバーの共有ボタンをタップすると、共有できるコンテンツがメニューで表示されるのでその中から選択します。

主にドキュメントや写真、ウェブサイトのURL、ブックマークなどが共有できます。

共有している画面の切り替えや停止方法

いくつもの資料を使ってミーティングを行うとき、1つの資料を共有した後に次の資料へと切り替えることができます。

ツールバーにある「新しい共有」をクリックすると、共有したいコンテンツを選ぶウィンドウが開きます。

また、共有している画面の表示を終了したい場合には、ツールバーの中にある「共有の停止」をクリックすると終了できます。なお、画面を直接閉じても終了できます。

「コメントを付ける」からできる操作

Zoomでは共有している資料や画像にコメントを記入できます。ツールバーにある「コメントを付ける」をクリックするとオプションのメニューが表示されます。

そのメニューから、共有している画像の一部を選択したり、テキストを入力したり、絵を描いたりできます。

画面を共有しながら、わかりやすいように必要な部分を線で囲ったり、メモを書いたりできるので、説明がしやすく相手に伝えやすくなります。

この機能では以下のツールメニューを使えます。

また、コメントをつけた資料を保存することもできます。

共有されている画面の表示範囲の変更

Zoomを使ってミーティングに参加するときには、パソコンを使う人もいれば、スマホで参加する人もいます。

このように使用するデバイスが異なると解像度が異なり、共有された画面を見るときに画面に合っていなくて、全体を見られないことがあります。

このように共有された画面が自身の画面とサイズが合っていないときは、自分の画面で見やすいように調整できます。

この方法で、画面を共有している人が見ている画面が、自分の画面に合わせて表示されるようになり、共有画面の一部が欠けることなく見られます。

また「100%」にすると、共有している人の画面に映し出されているサイズと同じサイズで表示されます。

ズーム比率は、このほかにも50%や150%、200%、300%と変えられるので、見にくい部分があるときには、ズーム比率を変更しながら見やすいように調整するとよいでしょう。

Zoomの画面共有で便利な5つの機能

画面の共有を行うときに知っておくと便利な機能があります。ここでは画面を共有するときに使える機能を紹介します。

複数人で自由に書き込めるホワイトボード

ズームでは、ホワイトボードに図やテキストを記入しながら共有する機能があります。共有している相手に図や絵を見せて、注釈を加えながら説明ができるので便利です。

ホワイトボードの共有方法の流れを紹介します。

このようにホワイトボードは簡単に設定できます。そして、ホワイトボードで使える機能は次の通りです。

これらの機能を使って、ホワイトボードに絵を描いたり、注釈を加えたり、スポットライトで強調したりできます。

また、フォーマットを使って色を変更できます。作成した資料は保存できます。

共有した画面でリモート操作

画面を共有しているときに、相手の画面で入力して操作ができる「リモートコントロール」の機能があります。

この機能を使うと、操作方法がわからない人に代わって操作をしたり、代わりに入力したりできます。

リモートコントロールは画面共有を行っている状態から申請できます。

このようにリモートコントロールは、相手に要求を行い承認されるとでできます。

そして、リモートコントロールを停止するときには、ツールバーに表示された遠隔操作から「コントロールを停止」をクリックすると、リモートコントロールは停止できます。

画面共有中の左右表示モード

ズームでは画面を共有するときに、スピーカーの画面と共有画面を左右に分けて表示できます。共有している画面にスピーカー画面が被って見にくくなることがないのでおすすめです。

ただし、この左右表示モードが使えるのは、参加者だけです。

左右に分けて表示する設定は以下の方法で行います。

表示された共有画面とスピーカー画面は、セパレーターで分割している範囲を動かせます。

左右表示モードを終了するときは、オプションを表示から左右表示モードを再度クリックして選択を解除すると元に戻ります。

また、アプリケーションから自動的に画面共有をするときに、左右表示モードにすることもできます。

iPadをAirPlayでミラーリング

Zoomでは、iPhoneやiPadの画面をAirPlayでミラーリングして共有できます。

この方法なら、iPhoneやiPadの操作の方法も同じ画面を見ながら説明できます。

この方法でiPhoneやiPadの画面をパソコンの画面に映して共有できます。

複数の画面を同時に共有

Zoom Roomsでは、ほかの人が画面の共有しているときにも同時に共有が行えます。

この場合、デュアルモニターを使用して参加している場合には、最近共有された2つの画像が表示されます。

1つのモニターで参加している場合や、モバイル端末で参加している場合には、最近共有された画面が表示されます。

この複数画面の同時共有を行うためには設定が必要です。

このように設定すると参加者も画面を共有できるようになります。

複数の画面が共有されている時に共有する画面を選びたい場合には、Zoom Roomsコントローラーからビュー変更を選択して、コンテンツを選ぶと選択できます。

Zoomの画面共有でよくあるトラブルと対処法

画面共有を行うときに、共有ができなかったり、音声が聞こえなかったりというトラブルが発生することがあります。ここでは、画面共有のときによく起こるトラブルの対処法を解説します。

相手と画面の共有ができない

ミーティングの主催者は、参加者が勝手に画面の共有ができないようにロックすることができます。このロックをしていると共有が行えません。

そのため、共有できないときには主催者に確認し、許可してもらうと共有ができるようになります。

また、スマホを使う場合にはプラグインを行っていないとできません。プラグインができていない場合は、不具合が起きて画面共有ができない場合があるので注意しましょう。

最新版がプラグインできていない場合にも、画面共有が行われない場合があるので、最新版に更新しましょう。

音声だけ共有できていない

Zoomでは、グラフや図、テキストだけでなく、音声も共有できます。動画を共有する場合には、この音声も共有するとさらに相手に説明がしやすくなるでしょう。

ただし、音声も画面と一緒に共有するときには、設定が必要です。

共有するコンテンツを選択するときに表示されるウィンドウの下に「コンピューターの音声を共有」と書かれたチェックボックスがあるので、そのボックスにチェックを入れます。

ここにチェックが入っていると、音声も共有されます。

共有している動画の音声だけが共有できていないときには、このチェックボックスにチェックが入っているかを確認しましょう。

また、Androidで画面の共有をおこなっている場合は音声の共有はできません。

画面共有で遅れが発生している

画像の共有に遅れが生じたり、共有するときにトラブルが発生したときには、ほかのアプリを終了してCPUにかかる負荷を軽減すると改善される場合があります。

高性能のCPUを搭載したパソコンを使うという方法もあります。

また、より安定した通信が行えるように有線接続で利用すると画像の遅れが改善されることがあります。

Zoomの画面共有の方法をマスターしよう

画面共有ができると、メールなどで事前に資料を送る手間もありません。音声も同時に共有できるので動画を使ってミーティングを行えます。

注釈を加えたり、カラーペンで強調しながら説明できるので、相手にもわかりやすく説明ができます。

また共有機能には、リモートコントロールやホワイトボードなど様々な便利な機能が備えられています。

画面の共有方法やそれらの機能の使用方法をマスターして、Zoomでのミーティングに活かしましょう。

こちらの記事では録画機能について解説していますので、ぜひ参考にしてください。