会議ツールであるホワイトボードは、自由に文章や図を描いたり消せるシンプルで便利なツールですよね。

そのような機能をオンライン上でも使用できるのが、Zoomホワイトボードです。Zoomのホワイトボード機能は、ただ書き込むだけでなく、様々な便利な機能が備わっています。

この記事では、ホワイトボードの基本的な使用方法に加え、使いこなすためのコツを紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

Zoomのホワイトボード機能とは

ホワイトボードといえば、会議や授業などでよく使用するボードを思い出すでしょう。マーカーで企画内容を書き出し、そこに参加者が書き込みをするといったように使用できます。

Zoomホワイトボードは、オンライン上でその作業を行える機能です。通常の画面共有だけでなく参加者同士で書き込みができるので、アイディアを出し合う場としても使用できます。

新しくソフトウェアをダウンロードする必要はありません。すでにダウンロードしているZoomから簡単に始められます。

使用できる端末はPCだけでなく、AndroidやiPadでも同じように使用可能です。ただしiPhoneの場合は閲覧とメモのみとなり、ボードへの書き込みはできません。

Zoomのホワイトボード機能の基本な使い方

それではさっそく、ホワイトボードの機能について見てみましょう。ここではホワイトボードの使用方法、そしてどのようなことができるかの機能一覧を紹介します。

ホワイトボードは画面共有から起動

ホワイトボードはZoomの多岐に渡る機能の中の一つなので、会話中どのタイミングでも開始可能です。

開始するとホワイトボードと呼ばれる真っ白な画面が表示され、文字を書いたり線を書いたりできます。

手順は以下の通りです。

10個のアイコンから操作を選ぶ

ホワイトボードの開始方法がわかったところで、続いてどのようなことができるのかをみていきましょう。

機能の中では、ゲストも参加できるものや、ホスト側でのみ操作可能なものもあります。スポットライトと保存はホスト側でのみ操作可能です。

機能	機能内容
選択	文字やスタンプを選択し、色を変えたり移動できる
テキスト	文字挿入
絵を描く	直線や図形挿入
スポットライト	ポインター(ホストのみ使用できる)
消しゴム	一部消去したいときに使用
フォーマット	文字色やフォントの大きさ調整
元に戻す	直前の動作の取り消し
やり直し	直前の動作に戻る
削除	全て、自分の描いたもの、ゲストが描いたものから選んで削除可能
保存	画像として保存可能(ホストのみ使用できる)

このようにアイコンから簡単に操作できます。

Zoomのホワイトボードの便利な機能や使いかた

会議の内容も多岐に渡るので、人によって使いたい機能は異なるでしょう。

議題が多い場合や広告イメージについて話し合う場合でも、Zoomホワイトボードは便利です。続いて、そのようなときに役立つ機能を紹介していきます。

話題を変えるならページの追加

打ち合わせで次の話題に進みたいとき、新しいボードで始められたら便利ですよね。Zoomホワイトボードでは話題ごとにボードを替えられます。

ページを追加する際は、ホワイトボード画面右下にあるアイコンをクリックしてください。最大20ページ追加可能なので、あとから見てもわかりやすいでしょう。

誰が書き込んだかを確認する方法

話し合うべき内容が多くあったり参加者が多い場合は、あとで見てもわかりやすいように、なるべく整理しながら進めたいです。

ミーティングのあとで誰のアイディアだったかを確認したいときは、この機能を使ってみてください。

ホストの画面の操作パネルにある詳細から、注釈者の名前を表示をクリックすると、書き込みの横に名前が表示されるようになります。

iPadを使って手書き

マウスでの描画だと、表現がなかなかうまくいかない場合もしばしばありますが、そのようなときはiPadとのミラーリング機能が便利です。

ここでは、iPadの画面をMacに映し出す手順を紹介します。

画像の貼り付けはできないから画像そのものを共有

Zoomホワイトボードでは、残念ながら画像の貼り付けはできません。

しかし、写真や画像を相手と共有し、コメントを入力してもらうことで相手から画像についてのフィードバックをもらうことは可能です。

ゲストはオプションを表示からコメントを付けるをクリックすると、画面に文字を入力できるようになります。

またスタンプや消しゴムなど、前述した10個の機能が使用可能です。

余興としてお絵描きしりとり

この頃はリモート飲み会の機会も増え、友人との内輪飲みから歓送迎会でZoomの利用が多くなってきました。そのようなときの余興として、ホワイトボードでのお絵描きしりとりがおすすめです。

大抵の人はマウスやノートパソコンのトラックパッドを使用するので表現が難しくなり、かえって面白さが増して盛り上がります。ぜひ試してみてください。

ホワイトボード機能でよくある疑問と対処法

予測できないのがエラーですが、取引先や上司へのプレゼンの場合ほどスムーズに会議を進めたいところです。

最後に、ホワイトボード使用時に起こるいくつかの問題を挙げ、そのトラブルシューティングを紹介していきます。

そもそもエラーでZoomが起動しない

Zoom起動時に「エラーコード5003」が表示される場合は、パソコンにインストールされているセキュリティソフトウェアが、Zoomへのアクセスを不正と誤認識している可能性があります。

セキュリティソフトウェアをパソコンにダウンロードしている場合は、一度機能をオフにしてZoomを起動し直すのがいいかもしれません。

オフにする方法はデバイスごとに違うので、自分のデバイスでの方法で試してみてください。

画面の共有ができない

ゲスト側で画面共有ができない場合は、共有の許可を出せていない可能性が高いでしょう。

デフォルトの設定を変更するには、Zoomホームページでログインし設定で調整可能です。ホストのみまたは参加者全員から、用途に合わせて設定しましょう。

ペンツールが表示されない

ペン機能は、ホスト側とゲスト側とで操作方法が異なります。

【ホストの場合】

Zoomの機能タブにあるホワイトボードをクリック

【ゲストの場合】

保存前にホワイトボードを閉じてしまった

誤ってホワイトボードを閉じてしまった場合でも、慌てる必要はありません。

ミーティング終了までであれば、何度でも同じ画面を表示させられます。再度画面共有からホワイトボードを出し、保存しましょう。

保存前にホワイトボードを閉じてしまっても安心できます。

ホワイトボードの保存先はどこか

ホワイトボードは画像として保存されますが、決まった場所に保存されるようになっています。

WindowsであれはドキュメントのZoomフォルダ中、Macの場合は書類のZoomフォルダの中に保存されるので確認してみましょう。

なお、会議ごとにフォルダが作成されるようになっており、フォルダの名前に会議が行われた日付が表示されています。

ホワイトボードを使いこなし会議を円滑に進めよう

この記事では、Zoomのホワイトボードについて紹介しました。ホワイトボードには機能が多く用意されているので、リモートワークでもとても便利です。

スポットライト機能はレーザーポインターのような役割を果たすので、ボード上のどの部分について話しているかを相手へ明確に示せます。

ゲストが文字を書き込めない場合は、まずオプション表示の横にある矢印をクリックし、コメントを付けるを選択しましょう。これで操作可能です。

大事なプレゼンの場合は、ホワイトボードが作動するか事前に試すことをおすすめします。また、前述のトラブルシューティングを把握しておくとよいでしょう。

ホワイトボード機能は上手に使いこなせば仕事上だけでなく、リモート飲み会などイベントを盛り上げるツールとしても役立ちます。

この記事で紹介したコツを使いこなして、遠隔でのやり取りをスムーズに行いましょう。