iPhoneでPDFを使いこなせるビジネスパーソンになろう

iPhoneではPDFの保存や閲覧が可能です。初期搭載されているアプリでも利用は可能であり、「Apple Books」と「ファイル」という2つが使えます。

両方ともPDFファイルが扱えますが、より簡単に使いやすいのは「Apple Books」です。PDFファイルの基本的な扱い方から、応用のテクニックまで知り、iPhoneで上手にデータの管理を行いましょう。

PDFをiPhoneに保存する方法

PDFファイルを使用するには、まずはiPhoneにデータを保存する必要があります。PDFファイルは、メールで添付されたものとWEB上で閲覧しているデータの両方とも、保存が可能です。それぞれのシーンに合わせた保存方法を理解して、スムーズにデータを取得しましょう。

メールに添付されたPDFの場合

PDFファイルがメールに添付されているなら、PDFファイルをタップしてメール画面上で表示します。

データを表示すると画面下、あるいは上部に四角と上矢印マークが合わさったアクションアイコンが表示されるため、これをタップします。

アクションアイコンをアップすると、PDFの操作が可能なアプリの一覧が表示されるため、Apple Booksやファイルといったアプリを選択すると保存は完了です。

またPDFファイルを開く際に長押しすると、アプリの一覧が表示されるため、操作を短縮したい人は長押しがおすすめです。

WEBサイトから保存する場合

閲覧しているWEBサイトを、そのままPDF画面にして保存することも可能です。サイト上にPDFのリンクが貼られているなら、それをタップしてダウンロードし、アクションアイコンから共有したいアプリを選択して保存は完了です。

サイト自体の画面をPDFに起こしたい場合は閲覧画面からアクションアイコンを開き、保存したいアプリを指定してPDFの作成を行います。ファイルを指定する場合は共有メニューからファイルを選び、「PDFを作成」を選択して保存先を指定し、追加を選びます。

Apple Booksの場合は、共有メニューからPDFをブックに保存を選択すると、自動で追加完了です。さらに、PDFは既存のものをダウンロードして保存するだけではなく、データを作成してスクリーンキャプチャ代わりに利用できることは、覚えておくと便利です。

保存したPDFを閲覧するには

PDFを保存した後は、アプリを使ってデータを閲覧してみましょう。データの利用はもちろん、正しく保存できているかを確認するためにも一度閲覧しておくことが大切です。保存データの閲覧方法は、使用するアプリで手順が異なります。

保存先がApple Booksの場合

Apple Booksに保存した場合は、「今すぐ読む」か「ライブラリ」からPDFデータを閲覧できます。保存してすぐのデータは「今すぐ読む」に表示されており、アプリを起動して素早くアクセス可能です。

ライブラリには過去に保存したものが蓄積されているため、複数ある場合は閲覧したいものをタップして選択します。

閲覧した順番やタイトル、著者といった方法で並び替えも可能であり、見やすい形式に一覧表を作り変えることで、より便利に使用しやすくなります。

ファイル内に保存した場合

ファイルアプリに保存した場合は、データに使用した指定フォルダを開き、PDFファイルにアクセスします。スムーズにアクセスするにはどのフォルダに保存したかを覚えておかなければなりません。

正しく整理できるなら、データの内容に合わせてフォルダを分けて管理できるため、PDFの数が多くなっても管理しやすいです。閲覧は見たいファイルをタップするだけであり、方法自体は他のアプリと変わりません。

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写真アプリ内ではないことに注意する

PDFファイルは文書ファイルのように簡単に編集ができず、いわば画像ファイルのような位置づけです。しかし、写真アプリ内にはPDFは保存されないため間違えないよう注意が必要です。

PDFは指定したアプリ内にデータとして保存されるため、カメラロール内に保管されることはありません。

Apple Booksやファイル以外のアプリを指定してしまうことはあっても、写真アプリはそもそも保存先の選択肢として表示されないため、ここにデータは残らないと考えましょう。

iPhoneで保存したPDFを編集や印刷にも挑戦

PDFの保存や閲覧は初歩的なテクニックであり、さらに便利に活用したいなら、編集や印刷にも挑戦することがおすすめです。

iPhoneで保存したPDFファイルでも、特定のアプリを使うことで編集や印刷が可能となります。データの活用方法をさらに広げ、iPhoneを使ってビジネス利用の可能性を広げましょう。

保存したPDFを編集する方法

PDFファイルを編集する方法は、大きく次の2通りが挙げられます。

• PDFを編集可能なファイルに変換する
• PDFファイルに直接編集を加える

ファイル形式そのものを変更するか、データに直接変更を加えて加工するかで、編集の手順や方法は異なります。

PDFを編集可能なファイルに変換する場合

easyPDFというアプリを使うと、PDFファイルをWordファイルに変換できます。

変換するにはまずは対象となるPDFファイルを開き、アクションアイコンをタップします。easyPDFをダウンロードしていると、アクションアイコン内に「easyPDFにコピー」という項目が出るため、これを選びましょう。

選択するとアプリが起動し、「変換」→「Wordに変換する」を選択して手順は完了です。すでに保存しているPDFファイルを変換したいなら、easyPDFを起動し、プラスボタンをタップして保存ファイルを選択します。

また、PDFからWordだけではなく、WordからPDFへの変換も可能なため、データ変換ツールとしても、持っておくと便利でしょう。

easyPDF – PDF Word コンバーター

開発元:BCL Technologies

無料

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PDFファイルに直接編集を加える場合

編集したいPDFファイルを開き、画面上部の「マークアップボタン」をタップすると、鉛筆やマーカーでの直接書き込みが可能となります。マーカーの太さや種類、色などは自由に選択でき、ファイル内に書き込みをしたい場合に便利です。

ファイルの内容自体を変えられるわけではありませんが、追加の説明を加えたり、メモ書きをしたりする際には役立ちます。ファイル形式もPDFのまま変わらないため、データ変換をせずに編集したい場合にもおすすめです。

PDFを印刷する方法

iPhone内に保存したPDFは、紙に印刷することも可能です。印刷の方法は、大きく2つ挙げられます。

• プリンタで印刷
• コンビニで印刷

プリンターを持っていなくても、コンビニでも印刷が可能なため、両方のやり方を知っておくことがおすすめです。

プリンタで印刷する場合

印刷したいPDFファイル開き、アクションアイコンをタップすると下部に「プリント」というアイコンが表示されます。これをタップし、「プリンタを選択」で使用するプリンタを選び、画面右上の「プリント」をタップすると印刷が開始されます。

プリント設定画面では、部数の選択や範囲の指定もでき、細かい調整が可能です。プリンタを複数台持っていると、指定先の選択で全て表示される場合があるため、間違えないよう注意が必要です。

また使用するプリンタは電源を入れて接続可能な状態にしておかないと表示されないため、プリンタ側でも準備をしておかなければなりません。

PDFをコンビニで印刷する場合

大手コンビニチェーンではプリントサービスを提供しており、iPhoneからデータを送信して、PDFファイルを店舗のプリンタで印刷が可能です。

チェーンによって細かいやり方は異なりますが、セブンイレブンを利用する場合だと、事前に「netprint」というアプリのダウンロードが必要です。

アプリを開き、会員登録を済ませた後に、印刷したいPDFファイルを開いてアクションアイコンから「netprintにコピー」を選択します。選択後、アプリが起動してデータがアップロードされます。

暗証番号や予約番号が表示されるため、店舗のプリンタでそれらを入力して、手順は完了です。カラーやサイズの指定ができ、それぞれで料金が異なるため注意が必要です。

また、セブンイレブンなら他にも、「かんたんnetoprint」や「セブン-イレブン マルチコピー」というアプリを使って印刷できます。

セブン‐イレブンでプリント「netprint」

開発元:Fuji Xerox Co., Ltd.

無料

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セブン−イレブン マルチコピー

開発元:Fuji Xerox Co., Ltd.

無料

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iPhoneでPDFを作成や転送をしてみよう

より便利にPDFファイルを使いこなすには、データの作成や転送の方法を知ることも大切です。iPhoneでもPDFファイルの作成からデータ転送まででき、これらの機能を使いこなすと、データ管理はさらにスムーズになります。

WordやパワーポイントをPDFにする方法

WEB上からダウンロードできるワードやパワーポイントのファイルなら、PDFへの変換が可能です。

WEBブラウザであるSafariで該当のデータを開き、アクションアイコンをタップします。ページの下部に、「PDFを作成」が表示されているため、これを選択するだけで手順は完了です。

特定のアプリを使って変換する方法もありますが、WEB上にあるデータなら保存する時点でデータ形式の変換ができます。

メモアプリのメモをPDF化する方法

メモアプリで作成した文章は、アクションアイコンから直接PDFを作成できます。PDFを作成した後、さらにアクションアイコンをタップすることで、作成したデータを他のアプリで保存できます。

PDFに変換しただけでは閲覧可能な状態になっているだけのため、必ず各アプリ内への保存まで行いましょう。

メールで添付ファイルとして転送する方法

PDFファイルを開き、アクションアイコンをタップするとメールのアイコンが表示されます。メールアイコンをタップすると、添付ファイルに指定されるため、宛先や本文を入力して送信することで、任意の相手にデータの転送が可能です。

また転送はLINEでも可能であり、アクションアイコンからLINEアプリを選択すると、LINE内の友だちにも転送できます。メールやLINEでは基本的には1つずつの転送となりますが、手軽に行える方法のため、覚えておくと便利でしょう。

PCに転送する方法

PDFファイルをまとめてPCに転送したい場合は、iTunesと同期する方法がおすすめです。iTunesをインストールしたPCとiPhoneをUSBケーブルで接続し、PCのiTunes画面から、接続しているiPhoneのマークを選択します。

任意のファイルやフォルダを指定する、あるいは全てのデータを選択して同期を開始すると、iPhone内のデータがPCに転送されます。転送するデータ量が多いほど時間がかかりますが、まとめて送れるためデータ総数が多い場合に便利です。

転送したデータは、iTunesフォルダ内の「iTunes」→「iTunes Media」→「Books」という階層に保存されています。

iPhoneでPDFをスマートに使おう

iPhoneではPDFの保存から閲覧、編集や作成、転送といった様々な操作が行えます。PDFファイルはビジネスでも使用することが多いため、管理できるサブツールとしてiPhoneでの操作方法を知っておくと便利です。

iPhoneでPDFファイルを使いこなし、上手にデータの管理を行いましょう。

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