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タブレットをもっとビジネスに活用しよう！お役立ちアプリを紹介
パソコンやスマホに加えて、最近ではタブレットを使う人が増えてきました。
パソコンよりも手軽に持ち運べて、スマホよりも大きな画面を使うことができるタブレットは、ビジネスでも活用の幅を広げることができるツールです。
しかし、実際に自分の仕事に活用しようと思うと、どうしたらいいのかわからなくなってしまう人も少なくありません。
本記事では、ビジネスシーンでもっとタブレットを活用するために、絶対に知っておきたいお役立ちアプリなどをご紹介します。
目次
タブレットをビジネスで使用するメリット
スマホが登場した時には、ビジネスシーンが一気にがらりと変わった印象があります。
タブレットのビジネスシーンでの活用の可能性というのはスマホ以上に高いものでしょう。ビジネスでタブレットを使うことのメリットにはどのようなモノがあるのでしょうか。
印刷代がかからない
今までは営業は冊子のカタログを常に持ち歩かなくてはいけませんでした。
紙の冊子のカタログを作るためには、編集作業の他に印刷と製本が必要になります。紙代と印刷代、製本代はかなり大きなコストになります。
そこでカタログを電子化してタブレットに入れてしまえば、印刷と製本にかかっていた費用が必要なくなるのでコストの削減に役立ちます。ゴミの削減にも役立ちます。
また、タブレットには1台に何冊分ものカタログデータを入れることができるので、営業は重い冊子を何冊も持ち歩かなくて済むようになります。
重い鞄を持って歩きまわることが無くなり、仕事をする上での体への負担が減ります。
その上、カタログの内容に変更があった場合でも、電子カタログであれば簡単にデータの入れ替えができる、というメリットも大きいものです。
移動時間を有効活用できる
メールのやり取りやデータの修正など、IT機器の発達によって移動時間でも仕事ができるようになりました。
しかし、電車やバスの中でパソコンを開くのは場所を取りすぎます。周囲の目も気になります。
かといってスマホでは画面が小さくて、データの修正など細かい作業には向きません。
その点タブレットであれば、スマホよりも大きな画面でスムーズに作業ができるのに、パソコンのように周囲に気兼ねする必要がありません。気楽に鞄から取り出して、電車やバスの中で使えます。
移動時間でも場所を気にせずにタブレットを使って仕事を進めることができるというのは、時間を節約する上で大きなメリットになります。
会議やプレゼンの準備が楽になる
会議やプレゼンで資料を配布するときには、今までなら紙で印刷して順番に重ねてホチキスで留めるという手間が必要でした。
そのために資料の中身は前々日までに完成させて、前日は印刷作業に充てる必要がありました。
しかし、会議に出席する人全員がタブレットを使えば、事前に配布する資料は電子化してデータとして配布することができます。
通信状況が良ければデータ化した資料の配布にはそれほど手間と時間はかかりません。チャットアプリやクラウドサービスでファイル共有すれば簡単に配布できるようになりました。
会議やプレゼンにタブレットを活用することで印刷する手間が省けるだけではなく、以前に比べると時間ぎりぎりまで資料を練り直すことができるようになったというメリットもあります。
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タブレットの活用事例
実際にビジネスの現場ではタブレットはどのように活用されているのでしょうか。
ここからはビジネスシーンで見られるタブレットの活用法について具体的に見ていきましょう。
資料整理に使う
仕事のデスクの上には、多くのものが散乱していませんか？
細かいメモを記した付箋がパソコンの周りに何枚も貼ってあったり、仕事の内容ごとに分けて作ったノートには、どこに何が書いてあるのかさっぱりわからなくなっている。その上、会議のたびに増えていく資料は整理が追い付かない。
この散乱するデスク上の悩みというのはタブレットで解決できます。
メモアプリを使えばメモやノートの管理が、資料は電子化してフォルダで整理すればいつでも必要な時に必要な資料を一発で見つけることができます。
また、カレンダーアプリでイベントの通知設定をしておけば、そのメモやノート、資料を使う会議などを忘れることもありません。
会議に使う
会議で資料を配布するのであれば、タブレットで電子化した資料を使うようにしましょう。
ネットワークでタブレットに資料を送れば、紙よりも簡単に手間を撮らずにデータの共有ができます。
電子黒板と連携させれば、書き加えたメモも表示されます。タブレットなら画面がノートパソコンよりも見せやすくなります。
わかりやすいプレゼンに使う
タブレットをプレゼンで利用することで、プレゼンをよりわかりやすく、見やすいものにすることができます。
ノートパソコンと比べると起動が早く手間がかからない上に、映像や音も資料に加えることができ、より感覚に訴えるプレゼンを行うことができるようになります。
細かい資料を提示するときには、簡単に画面が拡大できるというのも、紙やノートパソコンにはないメリットです。
相手により内容が伝わりやすいプレゼンができるのがタブレットの強みの1つです。
Web会議に使う
遠く離れた人と会議をするときには、以前であれば1つの場所に出張で集まる必要がありました。
しかし、現在ではWebを使ったビデオ会議が広がりつつあります。
ネットワーク上に資料をアップしておけば、会議に参加する人がそれぞれの場所で自分でダウンロードすることができます。
タブレットを活用したビデオ会議を導入したことで、会議のために移動する時間を省くことができ、仕事の効率が格段にアップしたという企業が多くあらわれています。
スケジュール管理に使う
タブレットを使ってスケジュール管理をすることができます。
Googleカレンダーなどのカレンダーアプリを使ってタブレットでスケジュール管理を行うことで、手帳を使うときよりも簡単にスケジュールの入力ができます。
神の手帳では一度ペンで記入したスケジュールは修正液で消して変更するのは大変ですが、タブレットであれば簡単に修正できます。
また、スケジュールの共有ができるので、チーム全体でプロジェクトなどのスケジュール管理を共有できます。
アプリならカレンダーを日、月、年と切り替えることができるので、1日単位の短いスパンから、長期的なスパンまで同時に考えることもできます。
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タブレットに入れておきたいビジネスアプリ
タブレットを使うときにはアプリを欠かすことができません。ビジネスシーンで活用できるアプリにはどのようなモノがあるのでしょうか。
こちらではぜひあなたのタブレットに入れておきたい、ビジネスで活用できるアプリをご紹介します。
アプリを選定するにあたっては、まずは無料で使うことができることと、iOSでもAndroidでもどちらでも使えることを条件に選びました。
タブレットにはWindowsもありますが、Windowsはまだ使えるアプリが少ないので、現在のところはこの2つだけを考えました。
Wantedly Chat ウォンテッドリー チャット
ビジネスを円滑に進めるためには、コミュニケーションが重要になります。
プロジェクトチーム内部とのコミュニケーションでも、顧客とのコミュニケーションでも、チャットアプリというのは欠かすことができないツールです。
しかし、現在人気のあるチャットアプリの多くが無料版では入れるグループ数に制限があるなど、ビジネスで活用するには利便性が悪いものばかりです。
しかし、ウォンテッドリー チャットであれば、無料でグループを無制限に作ることができます。
人的ネットワークを広げて、ビジネスを展開したいのであればこのチャットアプリは欠かすことができません。
ファイルの共有も簡単にでき、FacebookやTwitterなどのSNSや、DropBoxなどのクラウドサービスとの連携も簡単にできるのもこのチャットアプリの大きな特徴です。
Everenote エバーノート
タブレットを活用している人の多くが、資料の作成や長文になるメールの作成はパソコンで行っていることでしょう。
タブレットは資料の閲覧やちょっとした修正には便利なツールですが、本格的な資料作成にはパソコンの方が便利です。
パソコンで作った資料やメモをタブレットに送って、移動中に確認したりするときに便利なアプリがクラウドサービスのEvernoteです。
パソコンからでもスマホからでも、もちろんタブレットからでもアクセスすることが可能なノートアプリで、文章や画像、音声メモ、位置情報、動画などのデータをすべて保存しておくことができます。
ノートはいくつもつくることができ、フォルダで種類ごとにまとめて保存することができます。
メモやノート、資料を種類別に分類して整理するのにとても便利で、いつでもどの端末からでもアクセスできるのはビジネスを進めるうえでとても便利な機能です。
MetaMoJi Note Lite
タブレットにPDFの資料が送られてきて目を通しているときに、何か気になるところがあってもそれを直接メモできる方法が思いつかなくて困ったことはありませんか。
本来PDFや画像は書き込みできないように作られている資料なので、タブレット端末の上でPDFや画像の機能はなかなかありません。
メモアプリなどを立ち上げて別にメモを作っても、どこに行ったのかわからなくなってしまうことも多いものです。
しかし、このアプリを使えば書き込みができないはずのPDFの資料に手書きでメモを書くことができます。
MetaMoJi Noteは一太郎などを発売していたジャストシステムの創業者が新たに立ち上げた会社、株式会社MetaMoJiがリリースしている国産の手書きメモアプリです。
有料版もありますが、本来は書き込むことができないPDFや画像資料にちょっとしたメモ書きをする程度であれば無料版で十分機能を果たすことができます。
Googleドライブ
最強のクラウドサービスと称されるのがGoogleドライブです。Googleドライブとは、無料で15GBのオンラインストレージを利用できるサービスです。
しかも、文書や画像、動画などを保存することができるだけではなく、オンライン上で複数の人が同時にファイルを編集することも可能になります。
特にワードやエクセル、パワーポイントといったオフィスソフトとの互換性が高く、オフィスソフトで作っているファイルを同時に複数の人で共有することができます。
15GBまでという容量制限がありますが、Googleドキュメントを使って作成されたファイルは容量にカウントされません。
Googleドキュメントでは文書だけではなく、表計算もプレゼンテーションも作成できます。ビジネスに必要なファイルはほぼすべてGoogleドキュメントで作成できてしまうといっても過言ではありません。
クラウドサービスということでセキュリティ面に不安を感じる人もいますが、その点も万全に対策が施されています。安心して使える最強のクラウドサービスといえるでしょう。
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アプリの使い方が分からないときはサポート店を利用しよう！
スマホの修理店のなかには、スマホ・タブレットに関わる相談全般に乗ってくれるサービスを提供している会社もあります。
特におすすめのサービスとして、総務省の登録修理業者であるiCracked（アイクラックト）の「iTechサポート」を紹介します。
iCracked
出典: iCracked
- 新しく入れたアプリの使い方がいまいち分からない。
- データのバックアップを行いたいが、どうすればよいか分からない。
- 機種変更をしたのでLINEアカウントやトークの引き継ぎをしたい。
このような相談に関して、iCracked（アイクラックト）の「iTechサポート」ではサポート料金1回3,300円(税込)（時間目安：約30分）で引き受けてくれます。
サポートしてくれる内容はスマホ・SNSアプリの初期設定からLINEやトークの引き継ぎ、機種変更時のデータ移行・バックアップまで様々。
また、iCrackedはiPhone修理でも高い評判を得ています。液晶やボタンなどに不調が出ている時もiTechサポートでチェックしてもらいましょう。
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上手にタブレットを活用して効率化しよう
この記事ではビジネスでタブレットを活用する方法や注目アプリについてお伝えしました。
資料の作成や本格的な文書の作成に使うのには、まだまだタブレットの使い勝手はいいとは言えません。
しかし、作成した資料を活用する場面になると、スマホよりも大きな可能性を発揮できるのがタブレットといえるでしょう。
ぜひあなたのビジネスにタブレットを導入して、ビジネス効率化に活用してください。
公開日時 : 2019年08月13日
iPhone格安SIM通信 編集部 ― ライター
